SA Βοηθητικές Λειτουργίες Για τη ΔΟΥ
Πληροφορίες για την εφαρμογή

Η Ιδέα για μια εφαρμογή αυτού του τύπου υπήρχε από πολύ παλιά στο μυαλό μου και όταν άνοιξαν οι πόρτες για την υλοποίηση ενός εργαλείου που θα ενοποιούσε το έως τότε διάσπαρτο αρχείο και θα έκανε την εργασία μας ευκολότερη και πιο αποδοτική (Αυτόματη παραγωγή εγγράφων και διατήρησή του αρχείου σε ηλεκτρονική μορφή) με καλύτερη ολοκλήρωση, σχεδιάστηκε αυτή η εφαρμογή.

Ακολουθεί απόσπασμα από το εγχειρίδιο χρήσης της εφαρμογής:

SA Βοηθητικές Λειτουργίες Για τη ΔΟΥ

«Όπως φαίνεται κι από τα παραπάνω, γίνεται προσπάθεια ώστε η εφαρμογή να καλύψει διάφορα «κενά» που μπορεί να αφήνει το Ο.Λ.Π. «Τάξις» και να βοηθήσει ώστε να απλοποιηθεί η καθημερινή μας εργασία στη ΔΟΥ.

Συγκεκριμένα από τη χρήση της εφαρμογής έχουμε σκοπό να αποκομίσουμε τα εξής οφέλη:

  • Απλοποίηση διαδικασιών.
  • Επιτάχυνση εργασιών
  • Ορθή τήρηση του αρχείου
  • Πληροφόρηση
  • Συνεργασία
  • Γρήγορη εκμάθηση των αντικειμένων εργασίας και υποστήριξη ως προς τις διαδικασίες
  • Ασφάλεια

Αναλυτικότερα μπορούμε να δούμε πως αντιμετωπίζονται ή σχεδιάζεται να αντιμετωπισθούν οι παραπάνω στόχοι, ώστε να επιτευχθούν.

SA Βοηθητικές Λειτουργίες Για τη ΔΟΥ SA Βοηθητικές Λειτουργίες Για τη ΔΟΥ

Απλοποίηση διαδικασιών.

Ο Βασικότερος τρόπος που έχουμε ώστε να καταφέρουμε να απλοποιήσουμε μια σειρά από διαδικασίες κατά τη συναλλαγή μας με τους φορολογούμενους, αλλά και ως προς την εσωτερική μας λειτουργία, είναι να «αλιεύουμε» από τα δικαιολογητικά τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για τη συναλλαγή μας (συμπληρώνοντας μια κατάλληλα σχεδιασμένη φόρμα), και στη συνέχεια να εκτυπώνουμε τα δικαιολογητικά, αιτήσεις κλπ. ήδη συμπληρωμένα.

SA Βοηθητικές Λειτουργίες Για τη ΔΟΥ

Εικόνα 2: Εκτός από τα έντυπα της πράξης, εκτυπώνονται ακόμα και τυχόν δικαιολογητικά ή αιτήσεις με βάση τα στοιχεία που μας δίνει ο φορολογούμενος.

Ο χρόνος που χρειάζεται μια διαδικασία 10 λεπτών της ώρας για να ολοκληρωθεί, μειώνεται με αυτόν τον τρόπο στα δύο με τρία λεπτά. Η διαφορά αυτή στάθηκε αρκετή για να εξαλείψει τις ουρές παρά τον τετραπλασιασμό του όγκου των συναλλαγών από τα προηγούμενα χρόνια.

Όπως θα δείτε παρακάτω δε, υπάρχουν και πλήθος από άλλα οφέλη.

Επιτάχυνση εργασιών

Η συλλογή δεδομένων κατά την αρχική λειτουργία της εφαρμογής ίσως φαντάζει ως μια δύσκολη και επίπονη διαδικασία στα μάτια κάποιου ο οποίος δεν έχει δοκιμάσει να χρησιμοποιήσει ένα εργαλείο αυτού του τύπου. Όμως,

  • Στην πραγματικότητα δεν υπάρχει πίεση χρόνου και ο χρήστης χρειάζεται ελάχιστο χρόνο για τη συμπλήρωση των οθονών που ανοίγουν ήδη μερικώς συμπληρωμένες με προεπιλεγμένα στοιχεία.
  • Επίσης στη συνέχεια, το επόμενο διάστημα, αν ο ίδιος φορολογούμενος επανέλθει, δεν χρειάζεται να συμπληρωθεί συνήθως παρά ο Αριθμός Πρωτοκόλλου και ο Αριθμός Διπλοτύπου.
  • Η αυτόματη έκδοση των αιτήσεων, διαφόρων δικαιολογητικών και Υπευθύνων Δηλώσεων, ήδη συμπληρωμένων από την εφαρμογή μας απαλλάσσει από το χρόνο που θα χρειαζόταν για να τα συντάξουμε (και από την πλευρά του υπαλλήλου αλλά και αυτή του φορολογουμένου). Το μόνο που απομένει συνήθως είναι να τεθούν οι υπογραφές!
  • Επιπλέον, ο χειριστής της εφαρμογής δεν χρειάζεται να αποσυνδεθεί από την εφαρμογή και να χρησιμοποιήσει άλλο όνομα χρήστη για να κάνει μια εργασία σε άλλο αντικείμενο, αντιθέτως χάρη στο μοντέλο MDI που έχει υιοθετηθεί, καθώς και στην εξυπνότερη σχεδίαση του συστήματος, μπορεί να εργαστεί σε πολλαπλά αντικείμενα. Το κέρδος αυτής της διαφοράς είναι τόσο προφανές που αν σκεφθεί κανείς ότι στο χρόνο που χρειάζεται για να κάνει ο χρήστης log-out και πάλι log-in σε άλλο κύκλωμα (όπως γίνεται υποχρεωτικά με τις εφαρμογές του Taxis) θα μπορούσε να εξυπηρετηθεί ένας πολίτης.

Ορθή Τήρηση του Αρχείου

Το σύστημα με τη χρήση οδηγών, μπορεί να καθοδηγήσει τον χρήστη του ώστε να ολοκληρώσει μια διαδικασία πολλαπλών σταδίων, χωρίς να παραλείψει κάποιο από τα βήματα.

SA Βοηθητικές Λειτουργίες Για τη ΔΟΥ

Εικόνα 3: Παράδειγμα του Οδηγού Άρσης Ακινησίας.

Αν προτιμά κάποιος χρήστης μπορεί πάντα να επιλέξει να εκτελέσει τα στάδια μιας διαδικασίας, χωρίς να χρησιμοποιήσει τον οδηγό. Σε αυτή την περίπτωση επίσης το σύστημα με παράθυρα διαλόγου του ζητά τις τυχόν απαραίτητες διευκρινήσεις, όπως στην εικόνα 4 παρακάτω.

SA Βοηθητικές Λειτουργίες Για τη ΔΟΥ

Εικόνα 4: Διευκρίνηση των προθέσεων του χρήστη.

Πληροφόρηση

Η μετατροπή διαφόρων στοιχείων σε πληροφορίες, είναι ίσως ο πιο σημαντικός λόγος που έχουμε για να εισάγουμε αυτά τα στοιχεία στο αρχείο της εφαρμογής.

Όταν για παράδειγμα κατά την διαδικασία απόδοσης κάποιου επιδόματος, πρέπει να κάνουμε το σχετικό έλεγχο για το αν ο φορολογούμενος που εξυπηρετούμε εμπίπτει στις σχετικές διατάξεις και δικαιούται να λάβει το επίδομα. Τότε, με την προϋπόθεση ότι έχουν τα σχετικά στοιχεία, αντί να ανατρέξουμε στο έντυπο αρχείο σε καταστάσεις και φακέλους, αρκεί να ανακτήσουμε τα στοιχεία του φορολογουμένου και το σύστημα θα μας παραθέσει ότι πληροφορία μπορεί να εξαγάγει σχετικά με τις προηγούμενες συναλλαγές του.

SA Βοηθητικές Λειτουργίες Για τη ΔΟΥ

Εικόνα 5: Πληροφορίες σχετικά με τις προηγούμενες συναλλαγές. Σχεδιάζεται αργότερα ο πλήρης έλεγχος να είναι μέρος κάθε συναλλαγής.

Συνεργασία

Με την κοινή χρήση του ψηφιακού αρχείου από πολλαπλούς χειριστές (multi-user) έρχεται ως δώρο και μια ακόμα «παρενέργεια», αυτή της δυνατότητας συνεργασίας. Το αρχείο γίνεται διαθέσιμο σε όλους τους χειριστές που έχουν αναλάβει συγκεκριμένους ρόλους και με αυτόν τον τρόπο μπορούν να εργαστούν από κοινού σε μια υπόθεση, να δεχθούν ή να προσφέρουν καθοδήγηση, ή να οδηγήσουν μια υπόθεση στο επόμενο στάδιο της επεξεργασίας της.

Ένα παράδειγμα, είναι το εξής:

Ένας υπάλληλος έχει το δικαίωμα να εκτελεί την εργασία «Άρση ακινησίας», αλλά όχι την «Είσπραξη Τελών Κυκλοφορίας». Επειδή μέρος της διαδικασίας είναι να εξοφληθούν τα τέλη κυκλοφορίας, ο συγκεκριμένος υπάλληλος μπορεί παρ’ όλα αυτά (αν χρειάζεται) να καταγράψει την πληρωμή Τελών Κυκλοφορίας.

SA Βοηθητικές Λειτουργίες Για τη ΔΟΥ

Εικόνα 6: Διαλειτουργικότητα μεταξύ διαφορετικών εργασιών (εδώ ανάμεσα στις Ακινησίες και την Είσπραξη Τ.Κ.)

Γρήγορη εκμάθηση των αντικειμένων εργασίας και υποστήριξη ως προς τις διαδικασίες

Με εργαλεία όπως

  • το Intranet,
  • τις καθαρές και εύκολες φόρμες συμπλήρωσης στοιχείων,
  • την αυτοματοποιημένη συμπλήρωση των φορμών με προεπιλεγμένα στοιχεία τα οποία λειτουργούν και ως παραδείγματα των στοιχείων που πρέπει να εισαχθούν στο κάθε πεδίο,
  • τη χρήση Οδηγών για τις διαδικασίες που αποτελούνται από στάδια,
  • και την πολυμορφικότητα της εφαρμογής η οποία παρουσιάζει μόνο τις επιλογές για τις οποίες είναι εξουσιοδοτημένος ο κάθε χρήστης,

υποστηρίζεται η εργασία και βελτιώνεται ο χρόνος εκμάθησης των αντικειμένων από τους νέους υπαλλήλους.

Εξ’ άλλου οι εκτυπώσεις των ήδη συμπληρωμένων δικαιολογητικών, των αποδεικτικών μιας διοικητικής πράξης και των Βιβλίων που πρέπει να τηρεί το κάθε τμήμα μιας ΔΟΥ, συμβάλλουν τα μέγιστα στην ταχύτητα και ταυτόχρονα την ορθότητα των διαδικασιών.

Ασφάλεια

Ως προς την ασφάλεια των δεδομένων και των διεργασιών, έχει ληφθεί ειδική μέριμνα κατά τη σχεδίαση της εφαρμογής και έχει ενσωματωθεί ένα σύστημα διαχείρισης των ρόλων και των δικαιωμάτων των χρηστών ώστε να γίνεται η εργασία τους με σεβασμό στα προσωπικά δεδομένα.

Επίσης για να γίνει οποιαδήποτε χρήση της εφαρμογής, πλην κάποιων στατιστικών στοιχείων, είναι απαραίτητη προϋπόθεση η είσοδος (ή σύνδεση) του χρήστη στην εφαρμογή με μυστικό κωδικό. Με αυτή τη διαδικασία, διασφαλίζουμε ότι οι όποιες μεταβολές και διεργασίες στο αρχείο της εφαρμογής θα γίνονται από εξουσιοδοτημένους -γι’ αυτό το σκοπό- υπαλλήλους.

Πρέπει να σημειωθεί επίσης ότι το ψηφιακό αρχείο που δημιουργείται και μεταβολές και διεργασίες στο αρχείο της εφαρμογής θα γίνονται από εξουσιοδοτημένους -γι’ αυτό το σκοπό- υπαλλήλους.

Το αρχείο, είναι κρυπτογραφημένο και κλειδωμένο. Δεν μπορεί δηλαδή να γίνει κανενός είδους «εξωτερική παρέμβαση».

Ο χαρακτήρας της εφαρμογής

Ως επίλογο -και όχι ως μέρος της εισαγωγής- επέλεξα να αναφερθώ στο χαρακτήρα της εφαρμογής.

Πρόκειται για μια εφαρμογή πληροφορικής που ως τέτοια, εστιάζει στην χρήση δεδομένων, την επεξεργασία των δεδομένων αυτών, την εξαγωγή πληροφοριών και βεβαίως την ανατροφοδότηση των πληροφοριών αυτών ως νέων στοιχείων προς βελτίωση της λειτουργίας και της απόδοσής της.

Νέες λειτουργίες βρίσκονται υπό εξέλιξη, καθώς συνεχίζεται η διαδικασία εξέλιξης και βελτίωσης των ήδη υλοποιημένων, οι οποίες είναι σε χρήση ήδη.

Νεότερες λειτουργίες

Στις νέες υπό ανάπτυξη λειτουργίες αυτές περιλαμβάνονται

  • Διαχείριση Διαδικασίας Βεβαίωσης Εισφορών Οχημάτων (N.Δ. 49 της 11/12.12.1968, όπως αυτό κωδικοποιήθηκε με το ΒΔ 281/1973 (ΦΕΚ Α 84)).
  • Βιβλίο Παρακολούθησης Προστίμων ...και ένα πλήθος δευτερευουσών λειτουργιών.»